Wie we zijn
BoothBuddy is photobooth-software voor verhuurbedrijven: een iPad-app, een booth voor Windows en Linux, een webapp en galerijen voor gasten. BoothBuddy wordt aangeboden door Perception Group BV, Gitsestraat 593, 8800 Roeselare, België, ondernemingsnummer 1031.162.458, BTW BE 1031.162.458, RPR Gent, afdeling Kortrijk ("wij"). Je bereikt ons op info@studio-perception.be.
Twee rollen
Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) hebben we twee rollen:
- Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van onze klanten (de verhuurbedrijven en hun medewerkers) en van bezoekers van deze website.
- Verwerker voor de foto's en gegevens van gasten op de events van onze klanten. Het verhuurbedrijf is daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken die gegevens alleen in zijn opdracht, volgens de verwerkersovereenkomst.
Was je gast op een event en heb je een vraag over je foto's of gegevens? Richt je dan tot het verhuurbedrijf of de organisator van het event. De privacyuitleg onder je galerij zegt wie dat is. Wij helpen hen om je verzoek af te handelen, en je kan ons ook schrijven.
Welke gegevens we verwerken als verantwoordelijke
Je account
Naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, ondernemings- of btw-nummer, je wachtwoord (alleen als hash), je taal, je logo, foto, accentkleur en instellingen, en wanneer je welke versie van de voorwaarden aanvaardde. We gebruiken ze om je account aan te maken en de dienst te leveren. Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG). Bewaard zolang je account bestaat.
Betalen voor hosting, upgrades, licenties en extra berichten
Je betaalt via Stripe. Wij krijgen een klant-ID, de stand van je betaling en de gegevens op je factuur, nooit je volledige kaartnummer. Rechtsgrond: de overeenkomst, en onze wettelijke plicht om facturen te bewaren (art. 6.1.c AVG). Facturen bewaren we zolang de boekhoudwet dat vraagt.
Aankopen in de App Store
De app en de upgrades koop je bij Apple. Apple verwerkt die betaling als zelfstandig verantwoordelijke. Wij krijgen geen betaalgegevens, alleen het ondertekende bewijs van Apple welke upgrade op een iPad gekocht is, zodat één aankoop voor één account telt. Rechtsgrond: de overeenkomst.
Je toestellen
Per gekoppelde iPad of computer: de naam die je hem geeft, de appversie, het niveau, wanneer hij laatst verbonden was, en de stand van camera, printer, batterij en uploads. Zo zie je in de webapp of alles klaarstaat en kunnen we helpen als er iets misloopt. Rechtsgrond: de overeenkomst. Bewaard tot je het toestel verwijdert.
Logboek
Wie wat veranderde in je account, met een ingekort IP-adres, zodat je het kan nakijken. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige, naspeurbare dienst (art. 6.1.f AVG). Eén jaar bewaard.
Beveiliging
IP-adressen bij aanmelden, een account maken, koppelen en het proberen van een toegangscode van een galerij, om misbruik te beperken (bijvoorbeeld te veel pogingen). Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij het beveiligen van de dienst. Die tellers verdwijnen na ongeveer een dag.
Mail aan jou
De mail om je wachtwoord te herstellen sturen we via Resend, net als berichten over wijzigingen in de voorwaarden of de prijs, de herinnering voor er na het einde van je hosting iets verwijderd wordt, en de melding als je berichten aan gasten bijna op zijn. Rechtsgrond: de overeenkomst. We sturen je geen marketingmail zonder het te vragen.
Contact
Mail je ons, dan gebruiken we je bericht en e-mailadres om te antwoorden. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang, of stappen voor het sluiten van een overeenkomst. Meld je illegale inhoud, dan gebruiken we je naam, e-mailadres en melding om ze te behandelen en dat later te kunnen aantonen. Rechtsgrond: onze wettelijke plicht onder de Digital Services Act.
Deze website
Deze website gebruikt geen analytics, geen advertenties en geen tracking cookies. Onze hostingprovider verwerkt technische gegevens zoals je IP-adres en browser om de pagina's te tonen en te beveiligen. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij een werkende, veilige website. Meer daarover op de pagina cookies.
Gegevens van gasten, in opdracht van het verhuurbedrijf
Op een event verwerken we in opdracht van het verhuurbedrijf: foto's, fotostrips, GIF's en boomerangs, en, als het verhuurbedrijf een gastformulier gebruikt of een gast een adres typt op het deelscherm, wat de gast invult (bijvoorbeeld naam, e-mailadres of gsm-nummer, antwoorden op vragen) en zijn toestemmingen.
We gebruiken die gegevens alleen om de dienst te leveren:
- de foto's in de eigen Google Drive of Dropbox van het verhuurbedrijf zetten. Bij ons staat een foto alleen tot ze daar is aangekomen, plus een klein voorbeeld voor de galerij;
- ze daaruit laden en tonen in de galerij van de gast, in de galerij voor de klant van het verhuurbedrijf en, als het event er een heeft, op de live diavoorstelling;
- ze oplijsten voor het verhuurbedrijf in de webapp, met een CSV-export;
- ze versturen per mail of sms op vraag van de gast, in opdracht van het verhuurbedrijf, via onze verwerkers Resend en Twilio;
- ze doorsturen naar het eigen webhook-adres van het verhuurbedrijf, alleen als het dat vraagt;
- tellen hoe vaak de pagina van een gast en de galerij van een event geopend worden, voor het verhuurbedrijf en het rapport voor zijn klant. We tellen op onze server, zonder cookie, zonder iets op het toestel van de gast te bewaren en zonder IP-adres. We bewaren hoe vaak, niet wanneer. De telling hoort wel bij de pagina van die gast, en kan dus een persoonsgegeven zijn. Niemand krijgt een overzicht per gast: de webapp en het rapport tonen totalen en welke foto's het vaakst geopend werden, zonder naam en zonder aantal per foto.
We gebruiken geen AI en geen gezichtsherkenning, we maken geen profielen, we verkopen niets en we gebruiken gastgegevens nooit voor onze eigen marketing. Het verhuurbedrijf beslist over de rechtsgrond voor deze gegevens, ook voor die telling, en beantwoordt de vragen van gasten erover.
Minderjarigen
Accounts zijn voor mensen van 18 jaar of ouder die handelen voor hun beroep of bedrijf. We houden niet bewust accountgegevens van jongere mensen bij.
Gasten kunnen elke leeftijd hebben, en om een galerij te bekijken is er geen leeftijdsgrens. Voor gasten jonger dan 16 zijn het verhuurbedrijf en zijn klant verantwoordelijk om toestemming te vragen aan een ouder of voogd, ook voor foto's van kinderen. Dat is onze regel. Ze is strenger dan de Belgische grens van 13 jaar, die alleen gaat over toestemming voor online diensten (artikel 8 AVG); bij foto's tellen ook het begrip van het kind en het ouderlijk gezag mee. Een ouder of voogd kan het verhuurbedrijf of ons vragen om een foto te verwijderen.
Geen session replay, geen tracking
Er is geen session replay: niets registreert hoe je beweegt, klikt, scrolt of typt. Er zijn geen heatmaps, geen analytics, geen advertentiepixels en geen fingerprinting, niet op de website, niet in de webapp, niet in de galerijen voor gasten, niet op de diavoorstelling, niet in mails en niet in de apps. Zulke software zit niet in BoothBuddy.
Lettertypes komen van onze eigen server. Je browser vraagt ze aan geen enkele lettertypedienst, dus zo'n dienst ziet je IP-adres niet.
De pagina cookies noemt de cookies die de webapp gebruikt, en wat er in een browser bewaard wordt.
Wie de gegevens nog verwerkt
- Cloudflare, Inc. (Verenigde Staten): hosting van de website, de webapp en de database, de tijdelijke opslag van foto's en de voorbeelden. De database en de opslag zijn aan de Europese Unie gebonden; verzoeken lopen via het wereldwijde netwerk van Cloudflare.
- Stripe (voor Europese klanten zijn Ierse vennootschap): de betaling voor hosting, upgrades, licenties en extra berichten. Stripe is verwerker voor het uitvoeren van betalingen, en zelfstandig verantwoordelijke voor zijn eigen plichten, zoals fraudebestrijding en financiële regels. Stripe krijgt het e-mailadres, het bedrijf en de factuurgegevens van je account, nooit gastgegevens.
- Apple: de verkoop van de app en de upgrades, als zelfstandig verantwoordelijke. Apple krijgt van ons geen gastgegevens.
- Resend (Verenigde Staten, verzending vanuit Ierland): onze mail aan jou, zoals het herstel van je wachtwoord, en de mail die een gast vraagt: zijn e-mailadres, de link naar zijn galerij en de woorden van het verhuurbedrijf.
- Twilio (Verenigde Staten): de sms die een gast vraagt: zijn gsm-nummer, de link naar zijn galerij en de woorden van het verhuurbedrijf.
- In opdracht van het verhuurbedrijf, via zijn eigen accounts: Google (Drive) of Dropbox. Een van beide koppelt het verhuurbedrijf verplicht, want daar staan de foto's. Het kiest zelf welke.
Doorgifte buiten de EER
Opslag in de EU sluit doorgifte niet helemaal uit: bij Amerikaanse bedrijven kunnen verkeersgegevens buiten de Europese Economische Ruimte terechtkomen, en kunnen hun ondersteuning en eigen leveranciers van daaruit bij gegevens komen. Cloudflare, Stripe (Stripe, LLC), Resend en Twilio zijn aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework. Twilio heeft daarnaast bindende bedrijfsvoorschriften (BCR). Valt dat weg, of geldt het niet voor een bepaalde verwerking, dan gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie in onze overeenkomsten met hen. Apple verwerkt aankopen als zelfstandig verantwoordelijke, onder zijn eigen voorwaarden. Je kan ons om een kopie van die waarborgen vragen.
Hoe lang we gegevens bewaren
- Accountgegevens: zolang je account bestaat. Ze blijven na het opzeggen, zodat je kan blijven bekijken en downloaden en opnieuw kan starten. Verwijder je account zelf onder Instellingen, of vraag het ons, en het is binnen 30 dagen weg, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.
- Facturen: zolang de boekhoudwet dat vraagt.
- Gastgegevens: volgens het pakket van het verhuurbedrijf 3 maanden (Basis), 6 maanden (Pro) of 1 jaar (Luxe) na de dag van de sessie, ook nadat het verhuurbedrijf opzegde, en nooit langer dan 1 jaar in de webapp. Het verhuurbedrijf kan sessies altijd verwijderen in de webapp. Daarna blijven alleen de naam, datum en klant van het event zichtbaar in het archief. De foto's in de eigen Drive of Dropbox en op de toestellen van het verhuurbedrijf beheert het verhuurbedrijf zelf.
- Gegevens van klanten die het verhuurbedrijf in de webapp bijhoudt: tot het ze verwijdert of zijn account verwijdert.
- Webhook-berichten: de inhoud verdwijnt zodra ze afgeleverd of opgegeven zijn, de registratie na 30 dagen.
- Contactmails en meldingen van illegale inhoud: zolang nodig om ze af te handelen en dat te kunnen aantonen, hoogstens 3 jaar.
- Logboek: één jaar. Tellers voor aanmelden en misbruik: ongeveer een dag. Gegevens over betaalgebeurtenissen: 90 dagen.
- Wat je verwijdert, kan tot 30 dagen in de herstelgeschiedenis van de database bij Cloudflare blijven voor het echt weg is.
Beveiliging
Alle verbindingen zijn versleuteld (HTTPS). Wachtwoorden worden alleen als hash bewaard. De toegang tot je Drive of Dropbox staat versleuteld opgeslagen. Elk account ziet alleen zijn eigen events, foto's en gegevens. Wie BoothBuddy beheert, heeft een beheergedeelte met het adres, het pakket, de opslag en de toestellen van elk account, om je te helpen en de dienst veilig te houden. Het toont geen foto's of formulierantwoorden van gasten, en elk bezoek wordt bijgehouden. De pagina van een gast en de bestanden erin hebben lange adressen die niet te raden zijn; wie de link heeft, kan ze openen. De galerij van een event kan ook een toegangscode hebben.
Gegevens van Google
Koppel je Google Drive, dan vraagt BoothBuddy alleen toegang tot de bestanden die het zelf maakt (de scope drive.file). Het gebruikt die toegang alleen om je foto's in je eigen map te zetten en ze daaruit te laden voor je galerijen, en leest nooit je andere bestanden. We tonen die foto's alleen in je eigen galerijen, aan wie de link heeft. We gebruiken gegevens van Google niet voor advertenties en geven ze verder aan niemand door. Ons gebruik van informatie uit Google-API's volgt de Google API Services User Data Policy, met inbegrip van de Limited Use-vereisten. Je kan altijd ontkoppelen in de webapp.
Je rechten
Je hebt recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking van de verwerking en overdraagbaarheid van je gegevens, en je kan bezwaar maken. Steunen we op toestemming, dan kan je die intrekken. Mail ons op info@studio-perception.be. We antwoorden binnen een maand.
Klachten
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, gegevensbeschermingsautoriteit.be, of bij de toezichthouder in het EU-land waar je woont.
Wijzigingen
Wijzigen we dit beleid, dan passen we de datum bovenaan aan. Belangrijke wijzigingen laten we klanten op voorhand per mail weten.