Verwerkersovereenkomst

Tussen wie dit geldt

Deze overeenkomst geldt tussen jou, het verhuurbedrijf met een BoothBuddy-account ("jij"), en Perception Group BV, Gitsestraat 593, 8800 Roeselare, België, ondernemingsnummer 1031.162.458, BTW BE 1031.162.458 ("wij"). Ze hoort bij de gebruiksvoorwaarden en je aanvaardt ze als je een account maakt.

Wie wat doet

Voor de foto's en gegevens van gasten ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker (artikel 28 AVG). Jij beslist waarom en hoe ze verwerkt worden. Voor je eigen accountgegevens zijn wij de verantwoordelijke: zie het privacybeleid.

Wat we verwerken en waarom

We verwerken de foto's en gegevens van gasten zodat jij events kan draaien: de foto's in je eigen Google Drive of Dropbox zetten en ze daaruit laden, de galerij van de gast, de galerij van je klant, de diavoorstelling, het klantrapport, de gastenlijst en de CSV-export, versturen per mail of sms via onze subverwerkers, en doorsturen naar je eigen webhook. Bij ons staat een foto alleen tot ze in je opslag is aangekomen, plus een klein voorbeeld voor de galerij. We doen dat zolang deze overeenkomst loopt en de bewaartermijn van je pakket. We gebruiken geen AI en geen gezichtsherkenning, we maken geen profielen en we gebruiken deze gegevens niet voor onszelf.

Gegevens en personen

Gegevens: foto's, fotostrips, GIF's en boomerangs; wat gasten invullen (bijvoorbeeld naam, e-mailadres, gsm-nummer, antwoorden op je vragen); hun toestemmingen; waar mails en sms'en heen gingen; hoe vaak de pagina van een gast en de galerij van een event geopend werden, als een getal op onze server, zonder cookie, zonder IP-adres en zonder tijdstip; de naam en contactgegevens van je klanten en je notities over hen.
Personen: gasten op je events, ook kinderen, en de contactpersonen van je klanten.
Gevoelige gegevens: daar vragen wij niet om. Stel in een formulier geen vragen die ze verzamelen, tenzij je er een rechtsgrond voor hebt.

Jouw instructies

We verwerken deze gegevens alleen op jouw instructies, zoals je die geeft via de instellingen van de webapp en de apps, of schriftelijk. Verplicht de wet ons iets anders te doen, dan laten we je dat eerst weten, tenzij die wet dat verbiedt. Denken we dat een instructie de AVG schendt, dan zeggen we het je.

Vertrouwelijkheid

Iedereen bij ons met toegang tot de gegevens is gebonden aan vertrouwelijkheid en kijkt er alleen naar als dat nodig is om jou te helpen of de dienst veilig te houden.

Beveiliging

Deze maatregelen zijn er:

versleutelde verbindingen (HTTPS) naar de webapp, de galerijen en de apps;
bestanden die Cloudflare versleuteld opslaat;
wachtwoorden alleen als gezouten PBKDF2-hash, en aanmeldcookies alleen als SHA-256-hash;
je toegang tot Drive en Dropbox versleuteld opgeslagen (AES-GCM);
elk account strikt gescheiden van de andere, met automatische tests op die scheiding;
limieten op pogingen om aan te melden, een account te maken, te koppelen en toegangscodes van galerijen te proberen;
pagina's en bestanden van gasten op lange adressen die niet te raden zijn, en een toegangscode die je kan instellen voor de galerij van een event;
een sleutel per iPad of computer, die je in de webapp kan intrekken;
een logboek van wijzigingen in je account, met ingekorte IP-adressen;
uploads die op soort gecontroleerd worden, en opgeslagen bestanden die niet als pagina kunnen draaien.

Subverwerkers

Je geeft ons algemene toestemming om deze subverwerkers in te schakelen:

Cloudflare, Inc. (Verenigde Staten, met een netwerk wereldwijd): hosting van de webapp en de database, de tijdelijke opslag van foto's en de voorbeelden. De database en de opslag zijn bij het aanmaken aan de Europese Unie gebonden.
Resend (Plus Five Five, Inc., Verenigde Staten, verzending vanuit Ierland): de mail die een gast vraagt. Krijgt zijn e-mailadres, de link naar zijn galerij en je woorden. Doorgifte onder het EU-VS Data Privacy Framework en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Twilio (Twilio Inc., Verenigde Staten): de sms die een gast vraagt. Krijgt zijn gsm-nummer, de link naar zijn galerij en je woorden. Doorgifte onder het EU-VS Data Privacy Framework, de bindende bedrijfsvoorschriften van Twilio en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Stripe en Apple regelen de betalingen en zijn hier geen subverwerkers: ze krijgen van ons geen gastgegevens. We noemen ze zodat je het volledige beeld hebt.

We mailen je minstens 30 dagen op voorhand voor we een subverwerker toevoegen of vervangen, met wie het is, wat die doet en de datum waarop het ingaat. In die tijd kan je bezwaar maken om redenen van gegevensbescherming. Dan zoeken we samen een oplossing. Lukt dat niet voor de datum, dan kan je de overeenkomst voor die datum kosteloos beëindigen, en betalen we terug wat je vooruitbetaalde voor de tijd daarna. Onze subverwerkers zijn aan dezelfde plichten gebonden, en wij blijven tegenover jou verantwoordelijk voor hen.

Accounts die je zelf koppelt

Google Drive en Dropbox worden alleen gebruikt via je eigen account, met je eigen toestemming. Een van beide koppel je verplicht, want daar staan de foto's. Het zijn jouw verwerkers, niet de onze: jij kiest ze en jij maakt er je eigen afspraken mee, ook over waar die gegevens staan. Hetzelfde geldt voor het adres dat je aan een webhook geeft. Antwoorden van gasten sturen we daar alleen heen als je dat aanzet.

Doorgifte buiten de EER

De database, de tijdelijke opslag en de voorbeelden staan binnen de Europese Unie. Dat sluit doorgifte niet helemaal uit: Cloudflare is een Amerikaans bedrijf, verzoeken lopen via de dichtstbijzijnde server van zijn wereldwijde netwerk, en verkeersgegevens of toegang voor ondersteuning kunnen buiten de EER terechtkomen.

Daarvoor geldt het EU-VS Data Privacy Framework, waarbij Cloudflare is aangesloten. Valt dat weg, dan gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie uit de verwerkersovereenkomst van Cloudflare. Je kan ons om een kopie vragen.

Jou helpen

Binnen redelijke grenzen helpen we je om verzoeken van gasten te beantwoorden en je andere plichten onder de AVG na te komen, zoals een gegevensbeschermingseffectbeoordeling. In de webapp kan je de gegevens van een gast zelf vinden, exporteren en verwijderen. Schrijft een gast ons, dan geven we het verzoek aan jou door en beantwoorden we het niet in jouw plaats, tenzij je dat vraagt.

Datalekken

Is er een inbreuk op persoonsgegevens, dan melden we dat zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur nadat we het weten, op het e-mailadres van je account. Die 48 uur is een uiterste grens, geen wachttijd. We zeggen wat er gebeurde, om welke gegevens en hoeveel mensen het gaat, en wat we eraan doen. Weten we nog niet alles, dan melden we eerst wat we weten en vullen we later aan. Jij beslist of je de overheid en de gasten verwittigt; voor de overheid heb je zelf 72 uur.

Verwijderen en teruggeven

Tijdens de overeenkomst kan je alles zelf downloaden en verwijderen. Sessies voorbij de bewaartermijn van je pakket (Basis 3 maanden, Pro 6 maanden, Luxe 1 jaar, gerekend vanaf de dag van de sessie) worden bij ons automatisch verwijderd: de galerij, het voorbeeld, antwoorden op formulieren, adressen en nummers. De foto's in je eigen opslag beheer je zelf. Vraagt een gast om een foto weg te halen, verwijder die dan ook daar.
Na het einde van je hosting beslis jij: je kan per event alles downloaden en je kan alles meteen verwijderen. Je account blijft alleen-lezen zodat dat kan. Zolang je niets anders doet, is de bewaartermijn van je pakket jouw instructie: die houdt je galerijen beschikbaar voor jou en je gasten en laat je opnieuw starten.
Herinnering. We zeggen je dit in de webapp als je opzegt. Voor er na het einde van je hosting voor het eerst automatisch iets verwijderd wordt, mailen we je één keer, en daarna wachten we minstens 30 dagen. De eerste verwijdering kan daardoor tot 30 dagen na het einde van de termijn vallen. Zakt je pakket door een terugbetaling, dan doen we hetzelfde voor de kortere termijn gaat gelden.
Je account verwijderen. Doe het zelf onder Instellingen, of vraag het ons, en alle gastgegevens erin zijn binnen 30 dagen weg, tenzij de wet ons verplicht iets te bewaren.
Herstelgeschiedenis. Verwijderde gegevens kunnen nog tot 30 dagen in de herstelgeschiedenis van de database bij Cloudflare blijven. Daarna zijn ze echt weg.
De foto's in je eigen Drive of Dropbox, op je toestellen of op de kaart van je camera beheer je zelf.

Controle

We geven je de informatie die je nodig hebt om aan te tonen dat we ons aan deze overeenkomst houden, op verzoek en hoogstens één keer per jaar, tenzij er een inbreuk was. Is dat niet genoeg, dan kan je op eigen kosten een audit laten doen, met een redelijke aankondiging en onder vertrouwelijkheid.

Jouw plichten

Je hebt een rechtsgrond voor wat je met de gegevens van gasten doet, en je informeert gasten.
Voor gasten jonger dan 16 zijn jij en je klant verantwoordelijk om toestemming te vragen aan een ouder of voogd, ook voor foto's van kinderen. De gebruiksvoorwaarden leggen uit waarom dat los staat van de Belgische grens van 13 jaar.
Je beantwoordt verzoeken van gasten en houdt je eigen contract met je klant bij.
Je houdt je wachtwoord, de pincodes van je toestellen en je toestellen veilig.

Duur en aansprakelijkheid

Deze overeenkomst loopt zolang we persoonsgegevens voor jou bewaren. De grenzen uit de gebruiksvoorwaarden gelden ook hier, tenzij de AVG iets anders zegt. Ze beperken de rechten niet die gasten zelf hebben onder de AVG. Verschillen deze overeenkomst en de voorwaarden over persoonsgegevens, dan gaat deze overeenkomst voor. Vragen? Mail info@studio-perception.be.