Gebruiksvoorwaarden

Over deze voorwaarden

Deze voorwaarden gelden tussen Perception Group BV, Gitsestraat 593, 8800 Roeselare, België, ondernemingsnummer 1031.162.458, BTW BE 1031.162.458, RPR Gent, afdeling Kortrijk ("wij") en elk bedrijf dat BoothBuddy gebruikt ("jij" of "de klant").

Je aanvaardt deze voorwaarden, het privacybeleid en de verwerkersovereenkomst door het vakje aan te vinken als je een account maakt. We bewaren wanneer je dat deed en welke versie je aanvaardde. Deze voorwaarden bestaan in het Engels, Nederlands, Frans en Spaans.

Wie BoothBuddy mag gebruiken

• Accounts zijn voor mensen van 18 jaar of ouder die handelen voor hun beroep of bedrijf. Als je een account maakt, bevestig je dat. Je bedrijfsnaam en je ondernemings- of btw-nummer kan je daarbij opgeven.
• Je bevestigt ook dat je dat bedrijf mag vertegenwoordigen en aan deze voorwaarden mag verbinden.
• BoothBuddy is niet bedoeld voor privégebruik. Behandelt de wet je toch als consument, zie dan "Terugbetalingen en herroepingsrecht".
• De leeftijd van 18 jaar geldt voor wie de overeenkomst sluit. Gasten aan een booth hebben geen account nodig, en om een galerij te bekijken is er geen leeftijdsgrens. Zie "Gasten, toestemming en minderjarigen".

De dienst

BoothBuddy bestaat uit:

• de iPad-app, die je koopt in de App Store. Ze werkt met een Canon- of Sony-camera via USB-C, of met de camera van de iPad;
• de pakketten Basis, Pro en Luxe: één pakket per account, dat geldt op al je gekoppelde toestellen. Pro en Luxe zijn eenmalige upgrades, in de webapp of in de app;
• de booth voor Windows en Linux, met een eenmalige licentie;
• de webapp, waar je je account, events, ontwerpen, stickers, klanten, gasten, toestellen en galerijen beheert;
• hosting van de webapp, de galerijen voor gasten en klanten, de diavoorstelling en het klantrapport. De foto's zelf komen in je eigen Google Drive of Dropbox: zie "Je eigen opslag".

Wat er in Basis, Pro en Luxe zit, staat op de pagina prijzen. BoothBuddy gebruikt geen AI en geen gezichtsherkenning.

Je account

Je geeft juiste gegevens op en houdt je wachtwoord geheim. Je bent verantwoordelijk voor wat er met je account en met de gekoppelde toestellen gebeurt. Kies een eigen pincode voor elke iPad, en laat het ons meteen weten als je misbruik merkt.

Aankopen in de App Store

Je koopt de iPad-app bij Apple, en ook upgrades kan je daar kopen, onder de App Store-voorwaarden en de standaardlicentie voor apps van Apple. Die licentie geldt voor de app zelf; deze voorwaarden gelden voor je account en de hosting. Het zijn eenmalige aankopen, geen abonnementen. Ze komen terug op een andere iPad met dezelfde Apple ID via Aankopen herstellen.

Apple regelt de betaling, een eventueel herroepingsrecht en terugbetalingen. Wij kunnen App Store-aankopen niet terugbetalen: vraag het aan Apple via reportaproblem.apple.com.

Upgrades, licenties en berichten in de webapp

Pro en Luxe, de licentie voor de booth op Windows en Linux en extra berichten zijn eenmalige aankopen via Stripe, geen abonnement. Je ziet de prijs en de btw voor je betaalt. Ze omvatten de maandelijkse betaling voor hosting niet. Wordt een aankoop volledig terugbetaald, dan vervalt ze.

• Eén pakket. Je pakket is het hoogste van wat je in de webapp of in de App Store kocht. Het geldt op al je gekoppelde toestellen en blijft geldig.
• Computers. Na je eerste maand draait de booth op een computer alleen met Basis voor computers, de licentie hierboven. Een upgrade alleen hoort daar niet bij.
• De gratis maand gaat over hosting. Welke functies je hebt, hangt ook dan af van je pakket.

Berichten aan gasten

• Met Pro en Luxe krijgen gasten op hun vraag hun foto's per mail of sms. Die vertrekken bij ons, onder jouw naam, en antwoorden komen bij jou. Je hebt daarvoor geen eigen account nodig bij een andere dienst.
• Bij je hosting horen 1000 mails en 50 sms'en per kalendermaand. Loopt je hosting niet, dan vertrekt er niets; adressen en nummers blijven bewaard. Wat je niet gebruikt, schuift niet door. Een lange sms telt als meerdere sms'en, zoals bij elke provider.
• Meer nodig? Je koopt eenmalig 1000 mails voor € 3 of 100 sms'en voor € 15, exclusief btw. Wat je bijkocht, gaat pas in als de maand op is en vervalt niet zolang je account bestaat. Bij een terugbetaling vervalt wat er nog van over is.
• Sms gaat alleen naar de Europese Unie, de Europese Economische Ruimte, het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland.
• Eerlijk gebruik. Berichten zijn voor gasten die zelf om hun foto's vragen. Je stuurt er geen reclame of spam mee. In je eigen woorden staat geen ander webadres dan de link naar de galerij. We mogen het aantal per uur beperken en het versturen stopzetten bij misbruik. Op is op: gasten krijgen hun galerij dan nog altijd via de QR-code.
• Jouw rechtsgrond. Jij beslist dat je gasten dit kunnen vragen, en jij zorgt voor de rechtsgrond om hun adres of nummer te gebruiken. Wij versturen in jouw opdracht: zie de verwerkersovereenkomst.

Hosting en de maandelijkse betaling

• Hosting kost € 7 per maand, exclusief btw. Btw komt erbij waar die geldt. Een bedrijf in een ander EU-land met een geldig btw-nummer betaalt meestal geen Belgische btw (verlegging).
• Hosting is nodig om de app te gebruiken: zonder hosting kan je geen events ontwerpen in de webapp en halen toestellen geen nieuwe events op.
• De eerste 30 dagen hosting zijn gratis en vragen geen kaart. Daarna is je account alleen-lezen tot je de maandelijkse betaling start.
• Je start de maandelijkse betaling zelf in de webapp, via Stripe. Start je tijdens je gratis dagen, dan valt de eerste betaling als die voorbij zijn. Blijven er minder dan twee dagen over, dan valt ze op de dag dat je start.
• Ze verlengt automatisch elke maand, op dezelfde dag van de maand, tot je opzegt. Je betaalt vooraf.
• Je krijgt je facturen per mail van Stripe en vindt ze in de webapp onder Abonnement.
• We wijzigen de prijs van hosting alleen om een reden die we je noemen: hogere kosten voor hosting, opslag, betalingen of ondersteuning, inflatie, of een nieuwe wettelijke plicht. Dat gebeurt hoogstens één keer per 12 maanden, tenzij de wet ons sneller verplicht.
• We mailen je minstens 30 dagen op voorhand, met de nieuwe prijs, de reden en de datum. De nieuwe prijs geldt pas vanaf je eerste betaling na die datum. Tot dan kan je kosteloos stoppen en je gegevens downloaden. Een licentie of aankoop die je al betaalde, verandert niet.

Opzeggen en maanden overslaan

• Je kan opzeggen in de webapp onder Abonnement, elke maand, zonder minimumduur. Je kiest het einde van de lopende maand of een latere vernieuwingsdatum. Tot die dag kan je dat veranderen of ongedaan maken.
• Staat er een betaling open, dan kan je op dezelfde pagina stoppen. Het stopt dan dezelfde dag en we innen de openstaande betaling niet.
• Een begonnen maand wordt niet terugbetaald.
• Je kan komende maanden overslaan in de webapp. Voor een overgeslagen maand betaal je niets en je account is dan alleen-lezen. Daarna loopt de hosting vanzelf verder. Je kan dat veranderen tot de maand begint.
• Hervat je tijdens een overgeslagen maand, dan betaal je meteen, begint er die dag een nieuwe maand en schuift je betaaldag daarnaartoe.

Als een betaling mislukt

Stripe probeert het opnieuw en we tonen een melding in de webapp. Alles blijft werken tot 7 dagen na het einde van je laatste betaalde maand. Daarna is je account alleen-lezen tot de betaling lukt. Foto's die je toestellen uploaden, blijven we altijd aanvaarden, en er wordt niets verwijderd omdat een betaling mislukte. De gewone bewaartermijn loopt wel door.

Wat er gebeurt nadat je opzegt

Het einde van je hosting is de dag waarop je laatste betaalde maand afloopt, ook als je stopte met een openstaande betaling, of het einde van je gratis dagen als je nooit startte. Een mislukte betaling is op zich geen einde.

• Toegang. Je account blijft bestaan en is alleen-lezen. Je kan alles bekijken en downloaden, gasten kunnen hun galerijen nog openen en foto's van je toestellen komen nog binnen. Toestellen blijven de events draaien die ze al hebben, maar halen geen nieuwe of gewijzigde op.
• Jouw keuze. Je beslist zelf wat er met je gegevens gebeurt: je kan per event alles downloaden en je kan sessies, events of je hele account meteen verwijderen. Doe je niets, dan blijven je galerijen staan volgens de bewaartermijn van je pakket, zodat jij en je gasten aan de foto's kunnen en je opnieuw kan starten.
• Definitief verwijderen. De bewaartermijn volgt je pakket en telt per sessie, vanaf de dag van die sessie: Basis 3 maanden, Pro 6 maanden, Luxe 1 jaar. Langer bewaren we in de webapp niet. Ga je naar een hoger pakket, dan geldt de langere termijn meteen. Zakt je pakket door een terugbetaling, dan mailen we je eerst en geldt de kortere termijn pas 30 dagen later. Aan het einde ervan verwijderen we de galerij, het voorbeeld, de formulierantwoorden, de adressen en de nummers van die sessie definitief. De foto's in je eigen opslag blijven daar staan: die beheer je zelf.
• Herinnering. We zeggen je dit in de webapp als je opzegt. Voor er na het einde van je hosting voor het eerst automatisch iets verwijderd wordt, mailen we je één keer, en daarna wachten we minstens 30 dagen. De eerste verwijdering kan daardoor tot 30 dagen na het einde van de termijn vallen.
• Herstelgeschiedenis. Verwijderde gegevens kunnen nog tot 30 dagen in de herstelgeschiedenis van de database bij Cloudflare blijven. Daarna zijn ze echt weg.
• Je account verwijderen. Doe het zelf in de webapp, onder Instellingen, met je wachtwoord. Geraak je er niet in? Mail ons vanaf het adres van je account. We verwijderen het en wat erin overblijft binnen 30 dagen, behalve wat we wettelijk moeten bewaren, zoals facturen.
• Wat in je eigen Drive of Dropbox, op je toestellen of op de kaart van je camera staat, blijft daar en blijft jouw verantwoordelijkheid.
• Je kan opnieuw starten wanneer je wil.
• Wij kunnen de overeenkomst beëindigen na een ernstige inbreuk op deze voorwaarden. We waarschuwen je eerst, tenzij dat niet kan.

Terugbetalingen en herroepingsrecht

We verkopen aan bedrijven. Het herroepingsrecht uit het Europese consumentenrecht geldt niet tussen bedrijven. Een betaling voor een begonnen maand en een geleverde eenmalige aankoop worden dus niet terugbetaald, tenzij we je per vergissing iets aanrekenden of de wet het vereist.

Behandelt de wet je toch als consument, dan heb je deze rechten:

• Je kan een overeenkomst met ons binnen 14 dagen herroepen, zonder reden, door te mailen naar info@studio-perception.be. Opzeggen in de webapp is iets anders: dat is geen herroeping.
• Herroep je, dan betalen we wat je voor die overeenkomst betaalde terug binnen 14 dagen, op dezelfde manier als je betaalde. We bevestigen je herroeping per mail.
• Je kan ook terecht bij de Consumentenombudsdienst (consumentenombudsdienst.be).

Voor App Store-aankopen gelden altijd de voorwaarden van Apple.

Hoe je BoothBuddy mag gebruiken

• Je gebruikt BoothBuddy volgens de wet en volgens deze voorwaarden.
• Je uploadt niets illegaals, niets dat kinderen seksualiseert, en geen foto's van mensen die er niet mee instemden gefotografeerd te worden.
• Je gebruikt de booth niet om mensen te filmen of te fotograferen zonder dat ze het weten.
• Je stuurt gasten alleen de mails en sms'en waar ze om vroegen of waarvoor ze zich aanmeldden.
• Je uploadt alleen logo's, ontwerpen en stickers waarop je de rechten hebt.
• Je probeert de dienst niet te verstoren, te omzeilen of na te maken, en je verkoopt geen toegang door aan derden.

Breek je deze regels, dan kunnen we de inhoud verwijderen of je account beperken, in verhouding tot wat er gebeurde. We zeggen je waarom.

We controleren foto's niet vooraf en scannen ze niet. We bekijken inhoud pas als iemand ze meldt, als een overheid erom vraagt, als jij ons om hulp vraagt of als we ernstige aanwijzingen van misbruik hebben. Dat beoordeelt een mens, zonder automatische hulpmiddelen.

Gasten, toestemming en minderjarigen

• Voor de foto's en gegevens van gasten beslis jij wat er gebeurt: jij bent de verwerkingsverantwoordelijke en wij de verwerker. De verwerkersovereenkomst legt dat vast. Wij gebruiken foto's van gasten niet voor onszelf, ook niet voor reclame.
• Er zijn twee aparte vragen. Bij de gegevens: welke rechtsgrond heb je onder de AVG? Bij de foto's (portretrecht): mag iemand gefotografeerd worden, en mag de foto op deze manier getoond worden? Toestemming om te fotograferen is niet vanzelf toestemming om de foto te tonen in een galerij of op een diavoorstelling.
• Je informeert gasten voor ze de booth gebruiken en je vraagt de toestemming die nodig is. Je klant moet dat mogelijk samen met jou doen: regel dat in je eigen contract. Je staat in voor de foto's en voor hoe je ze laat verspreiden.
• Gasten jonger dan 16: onze regel is dat jij en je klant toestemming vragen aan een ouder of voogd, ook voor foto's van kinderen. Dat is strenger dan de Belgische grens van 13 jaar, die alleen gaat over toestemming voor online diensten (artikel 8 AVG). Die grens zegt niet of de foto van een kind getoond mag worden: daarbij tellen ook het begrip van het kind en het ouderlijk gezag mee. In andere landen kan de grens hoger liggen.
• Die regel gaat over het maken en tonen van foto's. Om een galerij te bekijken is er geen leeftijdsgrens.
• Vraagt een gast om een foto weg te halen, dan verwijder je zonder uitstel die sessie in de webapp en de bestanden in je eigen opslag.
• De privacyuitleg op het gastformulier en onder elke galerij helpt je gasten te informeren. Ze vervangt je eigen plichten niet.

Contactpunt en illegale inhoud

info@studio-perception.be is ons centrale contactpunt onder de Digital Services Act, voor klanten, gasten en overheden. Je kan ons schrijven in het Engels, Nederlands, Frans of Spaans.

Denk je dat iets op BoothBuddy, zoals een foto in een galerij, illegaal is? Mail dat adres, of gebruik de meldlink onder de galerij. Schrijf erbij waarom je dat denkt, de exacte link, je naam en e-mailadres, en de verklaring dat je melding volgens jou juist en volledig is. We bevestigen de ontvangst, beoordelen je melding tijdig, zorgvuldig en objectief, en laten je ons besluit weten, en hoe je ertegen kan opkomen.

Verwijderen of beperken we inhoud of een account, dan zeggen we de betrokken klant wat we deden, op basis van welke feiten en welke regel, en hoe die kan reageren of naar de rechter kan. Vermoeden we een strafbaar feit dat iemands leven of veiligheid bedreigt, dan melden we dat aan de bevoegde overheid.

Je eigen opslag

• Om BoothBuddy te gebruiken koppel je je eigen Google Drive of Dropbox. Zonder koppeling kan je geen events maken en geen toestellen koppelen.
• De foto's van je events komen daar, in een map van BoothBuddy. De galerijen laden ze daaruit, en gasten kunnen ze één voor één of allemaal tegelijk downloaden.
• Bij ons staat een foto alleen tot ze in je opslag is aangekomen. Daarnaast bewaren we een klein voorbeeld voor de galerij, tot het einde van je bewaartermijn.
• Die opslag is jouw verantwoordelijkheid: genoeg ruimte, de toegang en wat je er zelf mee doet. Is ze vol, dan wachten nieuwe foto's bij ons tot er weer plaats is. Koppel je los of verlies je de toegang, dan tonen de galerijen de foto's niet meer. Verwijder je een foto daar, dan verdwijnt ze ook uit de galerij.
• Stap je over naar een andere opslag, dan blijven de oude foto's staan waar ze staan, en tonen de galerijen van die events ze niet meer. Koppel je later hetzelfde account opnieuw, dan werkt alles weer.

Diensten die je koppelt

Google Drive en Dropbox gebruik je met je eigen account, onder de voorwaarden en prijzen van die bedrijven. Hetzelfde geldt voor het adres dat je aan een webhook geeft: wat we daarheen sturen, is jouw verantwoordelijkheid. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de beschikbaarheid of de kosten van die diensten. Stel je een koppeling niet goed in, valt ze weg, of verlies je de toegang tot een eigen account, dan is dat jouw verantwoordelijkheid en jouw eigen verlies. We zijn daar niet aansprakelijk voor. Kijk dus zelf na of je foto's goed aankomen.

Intellectuele eigendom

De software, de apps, de webapp en de mascotte van BoothBuddy blijven van ons. Je krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om ze te gebruiken zolang je deze voorwaarden volgt. Je inhoud blijft van jou (of van je gasten en klanten). Je geeft ons alleen het recht om die inhoud op te slaan, te verwerken en te tonen voor zover dat nodig is om de dienst te leveren. Productnamen zoals Apple, iPad, Canon, Sony en Stripe zijn van hun eigenaars; we zijn niet met hen verbonden.

Beschikbaarheid

We doen ons best om de webapp en de galerijen altijd beschikbaar te houden, maar we garanderen geen ononderbroken werking. De galerijen hangen ook af van je Google Drive of Dropbox. Onderhoud kondigen we waar mogelijk op voorhand aan. Tijdens een event werkt de iPad-app ook zonder verbinding met de webapp. Je controleert je eigen materiaal voor een event.

Aansprakelijkheid

We zijn aansprakelijk voor directe schade die we veroorzaken, zoals de redelijke kosten om verloren gegevens te herstellen of opnieuw te bezorgen. Een foto bewaren tot ze in je eigen opslag is aangekomen, hoort bij de kern van de dienst. We sluiten onze aansprakelijkheid daarvoor dus niet uit. Wat daarna in je eigen opslag gebeurt, is jouw verantwoordelijkheid.

Per schadegeval is onze aansprakelijkheid beperkt tot wat je ons betaalde in de 12 maanden voor de schade ontstond. We zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde winst, een gemist event of reputatieschade.

Deze grenzen gelden niet bij opzet, fraude, zware fout of lichamelijke schade, en niet waar de wet geen grens toelaat. Ze beperken ook de rechten niet die gasten en andere afgebeelde personen zelf hebben onder de AVG.

Jij staat in voor claims van gasten en klanten die voortkomen uit hoe je BoothBuddy gebruikt, behalve voor zover ze door onze fout ontstaan.

Gegevensbescherming

Het privacybeleid zegt hoe we omgaan met de gegevens van klanten en websitebezoekers. De verwerkersovereenkomst gaat over de foto's en gegevens van gasten en hoort bij deze voorwaarden. In BoothBuddy zit geen session replay en geen tracking. De pagina cookies zegt wat er in een browser bewaard wordt.

Wijzigingen in deze voorwaarden

We wijzigen deze voorwaarden alleen om een geldige reden: een nieuwe wet, een uitspraak of een vraag van een overheid, een verandering bij een dienst waarop BoothBuddy steunt, de beveiliging, of een functie die we toevoegen of veranderen zonder dat je rechten daardoor wezenlijk verminderen. Voor de prijs gelden de regels bij "Hosting en de maandelijkse betaling".

We mailen je minstens 30 dagen op voorhand, met de wijziging, de reden en de datum waarop ze ingaat. Tot dan kan je kosteloos stoppen en je gegevens downloaden. Stop je niet, dan gelden de nieuwe voorwaarden vanaf die datum. Verplicht de wet ons sneller, of is een wijziging alleen in jouw voordeel, dan kan de termijn korter zijn en zeggen we je dat.

Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden is het Belgisch recht van toepassing. Geschillen gaan naar de rechtbanken van Gent, afdeling Kortrijk. Behandelt de wet je als consument, dan behoud je de bescherming en de rechter die je eigen wet je geeft. Vragen? Mail ons op info@studio-perception.be.